Procesamiento automatizado de pedidos, del email de entrada al SAP

Con cientos de envíos al mes pasando por un equipo de dos personas, no había margen de error ni tiempo para corregirlo.

Las reglas que gobernaban el procesamiento de pedidos nunca se habían escrito:

• Los distribuidores usaban sus propios identificadores de producto, no SKUs
• A veces los pedidos había que dividirlos en varias entradas de SAP
• El tamaño de las unidades variaba según el cliente
• La gestión de excepciones era informal: decisiones tomadas pedido a pedido, sin documentar

Automatizar este proceso exigía hacer explícito ese criterio antes de poder automatizar nada. Las reglas deterministas se tuvieron que extraer, documentar y validar en estrecha colaboración con los operadores que realmente poseían ese conocimiento.

GenOS Supervisor gestiona ahora el flujo de trabajo de principio a fin, y los operadores revisan solo lo que genuinamente requiere su criterio.

• Activación: El flujo de trabajo se activa con la llegada de un email, sin traspaso manual.
• Extracción: Los datos del pedido se extraen de los archivos PDF adjuntos y del cuerpo del email.
• Primero determinista, después el modelo: Las reglas explícitas resuelven los casos claros antes de que el modelo los vea siquiera; el modelo se reserva para los casos genuinamente ambiguos, como un identificador de distribuidor que no corresponde directamente a un SKU de SAP. Las coincidencias de baja confianza se marcan para revisión en lugar de adivinarse.
• División: Los pedidos que abarcan varias entradas de SAP se dividen automáticamente, siguiendo la misma lógica que los operadores aplicaban a mano.
• Revisión con humano en el circuito: El operador ve una tabla editable del pedido extraído, corrige lo que haga falta y lo aprueba.
• Confirmación antes de enviar: Se ejecuta una comprobación final antes de que nada se escriba en SAP, nada se contabiliza en silencio.

Los operadores mantienen el control de cada pedido. Simplemente ya no tocan los rutinarios.