Processamento automático de encomendas, do email de entrada ao SAP

Com centenas de envios por mês a passar por uma equipa de duas pessoas, não havia margem para erros nem tempo para os corrigir.

As regras que regiam o processamento de encomendas nunca tinham sido escritas:

• Os distribuidores usavam os seus próprios identificadores de produto, não SKUs
• Por vezes, as encomendas tinham de ser divididas em várias entradas no SAP
• As dimensões das unidades variavam consoante o cliente
• O tratamento de exceções era informal - decisões tomadas encomenda a encomenda, sem qualquer registo

Automatizar este processo exigia tornar esse critério explícito antes de sequer se poder automatizar alguma coisa. As regras determinísticas tiveram de ser extraídas, escritas e validadas em estreita colaboração com os operadores que detinham realmente esse conhecimento.

O GenOS Supervisor gere agora o fluxo de trabalho de ponta a ponta, com os operadores a rever apenas o que exige genuinamente o seu julgamento.

• Ativação: O fluxo de trabalho ativa-se com a chegada de um email, sem qualquer transferência manual.
• Extração: Os dados da encomenda são retirados de anexos em PDF e do corpo do email.
• Primeiro determinístico, depois o modelo: As regras explícitas tratam dos casos claros antes de o modelo sequer os ver; o modelo fica reservado para os casos genuinamente ambíguos - como um identificador de distribuidor que não corresponde diretamente a um SKU do SAP. As correspondências de baixa confiança são assinaladas para revisão em vez de adivinhadas.
• Divisão: As encomendas que abrangem várias entradas no SAP são divididas automaticamente, seguindo a mesma lógica que os operadores aplicavam manualmente.
• Revisão com humano no ciclo: O operador vê uma tabela editável da encomenda extraída, corrige o que precisa de correção, e aprova.
• Confirmação antes da submissão: Uma verificação final é feita antes de qualquer coisa ser escrita no SAP, nada é submetido silenciosamente.

Os operadores mantêm o controlo sobre cada encomenda. Só deixaram de tocar nas rotineiras.